Tijdens een verandering is t handig om te weten hoe iedereen er in staat. Maar hoe doe je dat? Simpel : vraag het aan alle betrokkenen.
Want als je betrokkenheid wil, zal je toch moeten betrekken
Iedereen? Jazeker! Want als je betrokkenheid wil, zal je toch moeten betrekken. Dat kan via townhall meetings, roadshows of dergelijke. Maar wat als je met veel bent? Of sterk verspreid? Dan zou een bevraging (survey) kunnen helpen. Het is makkelijker en eenvoudiger dan gedacht, als je maar 1 principe in ’t achterhoofd houdt:
De kwaliteit van de vragen bepaalt de kwaliteit van de antwoorden.Maak de vragen concreet
De kwaliteit van de vragen bepaalt de kwaliteit van de antwoorden. Veel changeprojecten maken gebruik van een bevraging met een ‘Likert’-scale, een zogenaamde ‘psychometric’ die de meningen of gevoelens van mensen in kaart brengt. We kennen ze allemaal wel, bijvoorbeeld: ‘Mijn rol, taken en verantwoordelijkheden zijn duidelijk’ en dan de mogelijkheid om uit vijf of zeven antwoorden te kiezen, van ‘helemaal mee oneens’ tot en met ‘helemaal mee eens’. Je herkent zonder twijfel de standaard template in forms.
Het nadeel van deze manier van vragen stellen is dat de interpretatie van de antwoorden, straks nog alle kanten opkan. Wat wat doe je met t antwoord ‘ik ben betrokken bij de verandering – soms’. Wat betekent zo’n antwoord nu voor onze change-strategie? Dat kan beter 🙂
Hoe doe je dat?
Hocus-Focus, de toverformule- Focus op feitelijk gedrag
Wat als we bovengenoemde vraag een twist geven en de antwoorden baseren op verifieerbaar en feitelijk gedrag. Bijvoorbeeld:
In hoeverre zijn jouw rol, taken en verantwoordelijkheden in het team duidelijk?
- niet of nauwelijks;
- besproken met mijn leidinggevende, maar niet vastgelegd;
- besproken met mijn leidinggevende, en vastgelegd.
- besproken met mijn leidinggevende en vastgelegd. Ik krijg op maandelijkse basis feedback over hoe ik t er van afbreng.
2. Focus op nu en straks
Vervolgens koppelen we een toekosmtperspectief aan de vraag. Dat helpt om prioriteiten en focus aan te brengen én daar alle mensen in het team of de organisatie bij te betrekken. Daarvoor voegen we er nog één dimensie aan toe: hoe is de situatie nu en hoe zou de je het over, bijvoorbeeld, drie maanden willen hebben? Dan ziet het er als volgt uit:
3. Hocus Focus: liever klein en regelmatig, dan groot en éénmalig
De vragen kunnen over elk change-onderdeel gaan waarop mensen samen in beweging moeten komen, bijvoorbeeld: psychologische veiligheid, de sfeer in een team, een betere samenwerking tussen afdelingen, de implementatie van nieuw organigram of de relatie en samenwerking met stakeholders. Uiteraard hangt alles met alles aan elkaar. Maar, dat wil niet zeggen dat je alles tegelijkertijd moet aanpakken.
Maak er een Hocus-Focus formule van :
(a) Bevraag zodanig dat mensen dit op 5 minuten kunnen beantwoorden (in mijn ervaring : bevraag dus 3 items met 3 vragen bv).
(b) Bevraag liever frequent, vanuit een bepaalde time-line in het verandertraject. Denk aan “Dit wordt onze focus voor de volgende 3 maanden, en we zouden graag weten hoe jij t hieromtrent ziet”.
(c) focus op de impact; koppel er ook telkens feedback aan. “Wat hebben we gedaan nav de vorige bevraging”, zoiets vind ik een heel sterke boodschap.
Op deze manier komt scherp in beeld wat er feitelijk gebeurt, wat er te gebeuren valt en wat mensen zelf als prioriteiten zien voor de groei van hun team of organisatie.